Filatelistenvereniging Wijk bij Duurstede is een kleine en gezellige postzegelclub. Het is meer dan een club van leden.

Door de Filatelistenvereniging worden tal van activiteiten ontplooid, zoals:

  • Gezellige verenigingsavonden
  • Nieuwtjesdienst
  • Veilingen
  • Dialezingen

Wij zijn aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Bond van Filatelistenverenigingen (KNBF). Deze bond heeft onder andere een bibliotheek waar u als lid van onze vereniging gebruik van kunt maken. Een bezoek aan een verenigingsavond is de meest directe en snelste manier om vrijblijvend kennis met ons te maken.

STATUUT PERSOONSGEGEVENS BESCHERMING

De Filatelistenvereniging Wijk bij Duurstede (hierna te noemen “de Vereniging”)  hecht veel waarde aan de bescherming van  persoonsgegevens. In dit statuut willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om  privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document,
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, en deze respecteren.

Als Vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons statuut Persoonsgegevensbescherming, of in algemenere zin, vragen heeft en/of hierover  contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden, waaronder de administratie van de Nieuwtjesdienst;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, met name door toezending van het periodiek “De Lekbode” en voor het toezenden van de contributiefactuur.
  • Jaarlijkse controle van de overeenstemming tussen de bestanden van Abonnementenland (uitgever van het blad Filatelie) en de eigen gegevens.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Uw aanmelding voor het lidmaatschap van de Vereniging;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) zal de Vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam en voorletters
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Titel;
  • Abonnee nummer “Filatelie” indien toepasselijk

 

Het bestuur van de Vereniging is gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk; dat wil zeggen dat het  bestuur vaststelt welke gegevens moeten worden verzameld en hoe deze moeten worden geregistreerd.

Om praktische redenen is de secretaris van de vereniging aangesteld als functionaris voor de gegevensverwerking.  De functionaris houdt daartoe de ledenlijst bij en zendt bij wijzigingen een vernieuwde lijst naar de overige bestuursleden. Dit is met name van belang voor de penningmeester, die op basis van de ledenlijst aan de leden jaarlijks een contributienota verstuurt.

De functionaris houdt ook een bestand bij met plakadressen van de leden met het doel om aan de leden het verenigings-periodiek “De Lekbode” toe te zenden. Dit plakadressenbestand waarop alleen de NAW gegevens voorkomen wordt ter beschikking gesteld aan de redacteur van de Lekbode.

Nieuwtjesdienst

Alleen uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en de samenstelling van uw abonnement staan ter beschikking van de Nieuwtjesdienst.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor leveranties conform uw abonnement en het opstellen van facturen en persoonsgerichte correspondentie; de facturen (met uw naam, adres en woonplaats) worden in kopie ter beschikking gesteld van de penningmeester.

Verder zijn uw gegevens voor niemand toegankelijk en worden ze ook niet aan anderen ter beschikking gesteld.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo heeft onze vereniging een collectief lidmaatschap op het Maandblad Filatelie. De administratie van het Maandblad wordt gevoerd door Abonnementenland in Uitgeest. Zij ontvangen naam adres en woonplaats gegevens ten behoeve van verzending van het Maandblad. Met de uitgever van het maandblad Filatelie, de Stichting Nederlandsch Maandblad voor Filatelie is een contract gesloten.

De Stichting heeft met Abonnementenland een zg. verwerkersovereenkomst gesloten waarmeeuw privacy rechten worden gewaarborgd. De adressering geschiedt bij Drukkerij Verloop in Alblasserdam, waarmee de Stichting eveneens een verwerkersovereenkomst heeft gesloten ten behoeve van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Eenmaal per jaar ontvangt de functionaris voor de gegevensverwerking een overzicht en controleert of gegevens in het bestand van de vereniging en in het bestand van Abonnementenland met elkaar in overeenstemming zijn. Als dat niet het geval is wordt in gezamenlijk overleg de discrepantie opgelost. De Vereniging verstrekt geen gegevens aan Abonnementenland die niet door de leden zelf zijn opgegeven.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Om te voorkomen dat de Vereniging de controle over de persoonsgegevens verliest, worden alle groepsgewijze e-mails aan de leden verzonden met het gebruik van de BCC knop.

Bewaartermijn

De Vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden bij overlijden dan wel bij beëindiging van het lidmaatschap direct uit de ledenadministratie verwijderd.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de Vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan).  Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

vragen

Als u naar aanleiding van ons Statuut Persoonsgegevensbescherming nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Functionaris voor de gegevensbescherming

H.M.A.G. Driessen

Telefoon 06 81096469

Email: filatelie.wijk@gmail.com

 

 

 

fvwbd logo